Entregabilidad: los secretos de un Postmaster o porque enviar correos no es hacer emailmarketing.

Existen varias razones: 

• es barato: Enviar un correo no cuesta casi nada. 
• es ubicuo: Todos nosotros tenemos como mínimo una cuenta de correo y la podemos acceder desde cualquier dispositivo como el teléfono móvil por ejemplo.
• es sencillo de utilizar: tanto leer como enviar correos es extremadamente sencillo.
• es escalable: da el mismo trabajo enviar un correo que un millón.
• es automatizable: podemos programar un software para enviar correos y hasta responderlos en función de distintos criterios. 

Ya solo por estas ventajas deberías plantearte contratar una plataforma de automation marketing, sin embargo no es todo tan sencillo como parece. 

Pero todo esto es inútil si no cuentas un servicio de POSTMASTER profesional.

¿Que es eso, te preguntas?

Hemos visto que el correo electrónico es tan sencillo de utilizar que hasta el más tonto es capaz de spamear a medio mundo.

¿Significa esto que una vez abierto mi Outlook estoy listo para vender como loco?

Lamentablemente no.

Empecemos diciendo que clientes de correo como Gmail o Outlook no sirven para hacer email marketing básicamente por dos razones:

1. no permiten los envíos masivos y en segundo lugar 
2. no tienen herramientas de análisis de resultados (aperturas clicks, etc.) que son fundamentales en una campaña de publicidad. 

Así que, hacer email marketing (del bueno) es mucho más que enviar correos ya que implica:

1. Entender cómo funcionan los servidores de correo electrónico y los aspectos tecnológicos que hay por detrás
2. Tener en cuenta los aspectos ligados al diseño de los correos y su contenido
3. Considerar los aspectos legales asociados a los procesos de alta, baja, olvido y preferencias de un usuario  
4. Tener una pizca de psicología y grandes dosis de sentido común. 

Pero vayamos por partes, dijo Jack el Destripador…

En este post trataré de aclarar los aspectos técnicos del email marketing, el trabajo del Postmaster, que quizás es los más desconocido para la mayoría.

En posteriores entregas trataremos los otros aspectos.

DELIVERY no solo es GLOVO

El primer concepto que tenemos que tener en mente se denomina entregabilidad y tiene que ver con el número de correos electrónicos que efectivamente llegan a la bandeja de entrada de nuestro contacto.

No hay que confundir el ratio de entrega con la entregabilidad. El primero indica cuántos correos han sido entregados correctamente y el segundo cuántos han llegado a la bandeja de entrada. Que no es lo mismo como veremos.

El segundo concepto a tener en cuenta son los rebotes que afectan al ratio de entrega y son los siguientes:

Rebote Hard (Muy Malo)
Si al enviar un correo el servidor devuelve un error de tipo 500 esto quiere decir que la cuenta de correo a la que enviamos el email no existe. Esto puede ser a causa de un error al escribir el correo pero lo más habitual es porque utilizamos listas muy antiguas (o muy malas) con cuentas de correo que ya no existen. 

Un alto ratio de Rebotes Hard influye en nuestra reputación y nos puede llevar a una Blacklist (ver más adelante).

Rebote Soft (Medianamente Malo)
Si al enviar un correo el servidor devuelve un error 400 esto quiere decir que la cuenta de correo a la que enviamos el email existe pero por alguna razón el servidor es incapaz de realizar la entrega. 

Podría ser porque el buzón estuviera lleno o porque el usuario está suspendido temporalmente, etc. Afecta a nuestra tasa de entrega pero no a la reputación.

Delivery (Bueno)
Cuando enviamos un correo a un servidor y este es recepcionado de manera correcta por el servidor este devuelve un código 200 lo que quiere decir que técnicamente el correo ha sido procesado.

Toda otra cuestión es dónde habrá ido a parar nuestro email porque todavía pueden pasar muchas cosas afectan a la entregabilidad.

En Marketic enviamos millones de correos cada mes y monitorizamos minuciosamente las tasas de rebote para maximizar la entregabilidad de nuestro clientes.

Basta con un envío para destruir una reputación de años.

Los filtros de spam y las blacklists (Medianamente Malos)
Cuando enviamos un correo electrónico a través de nuestro servidor este se comunica con otros servidores de correo utilizando su número de IP como identificador.. 

Las IP tienen una reputación con respecto a los envíos de SPAM. Si la reputación de nuestra IP de servidor es mala, lo más probable es que entre en unas listas denominadas Blacklist que identifican todas las IP’s de los servidores de correo que suelen enviar spam. 

Si nuestra IP está blacklisted es muy probable que nuestros correos acaben en la carpeta de spam aunque hayan sido procesados correctamente.

Los filtros de Gmail y Outlook (Muy Malos)
Los grandes proveedores de servicio de correo electrónico gratuito como Gmail y Outlook tienen filtros de spam propios basados no en las IP sino en el comportamiento de los usuarios con respecto a los correos que enviamos.

Si la mayoría de usuarios que reciben nuestros correos no los abren o peor aún los envían a la carpeta de Spam, los filtros aprenden de este comportamiento y lo extrapolan a todos nuestros correos electrónicos. 

En este tipo de filtros suelen asignar una reputación al dominio más que a la IP lo cual es aún más grave si cabe: es fácil cambiar de IP pero muy difícil cambiar de dominio.

Tasas anormales de envío (Muy Muy Malas)
La mayoría de los filtros suelen monitorear una ventana de 30 días de historial de envío para determinar la reputación de un remitente. 

Si los filtros detectan un pico de envíos o una desviación importante en el volumen de estos, pueden considerarlos como actividades sospechosas (spam) y determinar que la IP del usuario ha sido Hackeada.

Esto puede conducir a un bloqueo temporal de la IP o del dominio de envío.

Nuestro servicio de POSTMASTER monitoriza tu reputación evitando que entres en BLACKLISTS. 

Si ya estás en una o lo sospechas, contáctanos.

Veamos a contiunación qué herramientas tenemos para mejorar nuestra reputación.

El valor de ser auténtico

Es más fácil caer en una lista de SPAM que no hacerlo. 

Para evitarlo hay que demostrar a los filtros de spam y a los proveedores de correo (Gmail, Yahoo, Hotmail, etc,) que nosotros somos realmente quien decimos ser.

Sin entrar demasiados tecnicismos existen 3 certificaciones asociadas a nuestro dominio que permiten hacer una validación de nuestra identidad como remitente:

• SPF (Sender Policy Framework)
• DKIM (DomainKeys Identified Mail)
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance)

Para obtenerlos se necesita tener acceso a las DNS (Servidores de Nombres de Dominio, que asocian nuestra IP con el nombre de dominio) de nuestro dominio y saber configurarlas.

Whois y Reverse DNS Lookup
Otros palabros referidos a funcionalidades que aportan información sobre el propietario de un dominio. 

Por lo general los spammers los tienen en modo oculto o desactivado. El tenerlos en abierto o activados es una señal de transparencia y ayuda a nuestra reputación y credibilidad.

En Marketic nos encargamos de todas las certificaciones para asegurate que tu dominio tenga una entregabilidad y reputación excelentes.

Separando la paja del trigo: Email Marketing vs. Email Transaccional

Existen dos tipos de correos electrónicos los denominados de marketing y los llamados transaccionales.  

El correo electrónico de marketing, por naturaleza, es más probable que se marque como “spam” o generar bajas porque los correos electrónicos de marketing se envían de forma masiva a muchos contactos a la vez, a menudo con poca segmentación y poca o nula personalización. 

Los correos transaccionales, por otro lado, son comunicaciones personalizadas enviado a un destinatario en particular, generalmente después de una acción específica como restablecer una contraseña, realizar un registro, una compra , etc.

Separar los correos transaccionales de los de marketing es fundamental para gestionar cualquier problema de entregabilidad.

No querrás que tus confirmaciones se pierdan entre el SPAM por culpa de una mala reputación.

Y por si esto fuera poco…

IP dedicadas e IP rotativas
Hemos visto como la reputación de las IP’s afecta la entregabilidad por lo tanto si queremos estar 100% seguros de la actividad de la nuestra podemos contratar una IP dedicada.

Es un servicio que tiene un coste añadido y es recomendado para empresas que tienen grandes volúmenes y frecuencia de envíos.

Tiene la desventaja de que necesita un proceso de warm-up o calentamiento para evitar que un gran volumen de envíos en una IP virgen sea identificada como una tasa anormal de envíos. 

Se suelen por lo tanto realizar envíos crecientes durante un período de tiempo hasta alcanzar la “velocidad de crucero” de acuerdo con los volúmenes y frecuencia de cada cliente.

Para clientes que aún teniendo volúmenes altos no cuentan con una frecuencia suficiente se recomienda el uso de la IP rotativas. Estas son compartidas entre varios clientes y se mantienen “calientes” debido al uso constante y comparten la reputación así como los costes.

Marketic ofrece tanto IP rotativas como dedicadas a un coste muy competitivo.

Finalmente si con todo esto todavía no estás seguro de cuales son tus necesidades, contacta con Marketic y nuestro equipo de experimientados POSTMASTER.  

Te ayudaremos a encontrar la solución que mejor se adapte a tu comportamiento de envío específico.